Lederen og kommunikasjon; det enkle er alltid det beste…!

Dermed så tror jeg at jeg vet du mener du forstår hva du tror jeg sa, men jeg er ikke
sikker på om du innser at det du hørte ikke var hva jeg mente….

Ordspråket ”det enkle er ofte det beste” kjenner vi. I mange tilfeller tror jeg det er riktig. Når det gjelder kommunikasjon så er
det alltid riktig. Kommunikasjon er lederens viktigste verktøy. Ledere skal kommunisere visjoner og drømmer, mål og strategier. Etter terroraksjonene i landet vårt måtte våre ledere på ulike samfunnsnivåer tre frem for å håndtere krisen.  Deres viktigste verktøy var kommunikasjon.  For ledere er kommunikasjon alltid en utfordring. Det er en god grunn til at vi har to ører og bare en munn; vi bør lytte dobbel så mye som vi prater.  For ledere er det en utfordring. Ledere prater mye.  Det ligger i lederes natur. Lederskapets natur er imidlertid motsatt. Kloke ledere følger de tre L-ene; lytter, lærer – og så lede.  Lytting kommer før utøvelsen av lederskapet.

Kommunikasjon handler om å få kontakt (to connect) med andre mennesker. Alle kommuniserer men få oppnår kontakt. Dersom du som leder ikke oppnår kontakt med dine medarbeidere vil du heller ikke kunne bevisst påvirke dem.  For å oppnå kontakt med andre må du først og fremst endre fokuset.  Ditt fokus må alltid være på den eller de du søker å påvirke gjennom kommunikasjonen.  For ledere og foredragsholdere er ofte fokuset på seg selv og egen fortreffelighet.  Hvorfor må fokuset være på de andre?  Fordi vi alltid må søke felles forståelse (common ground) før vi overbringer budskapet.  Du må derfor sette deg inn i dine medarbeideres virkelighetsoppfatning for å kunne formulere
budskapet slik at du kan oppnå kontakt.

Mange mennesker tror at dersom en forfatter eller foredragsholder bombarderer dem med kompleks informasjon eller skriver med et språk preget av fremmedord, så fremstår dem
som intelligente og troverdige. I akademia synes dette å være særlig sant. Når studenter ikke forstår sin professor, tror de at det skyldes professorens intelligens fordi han eller hun forstår så mye mer enn dem. Jeg tror ikke det alltid er sant. Når vi bruker lange setninger og vanskelig språk i den hensikt å imponere vil vi ikke oppnå den kontakten kommunikasjonen krever. Forsamlingen venter bare på at torturen skal ta slutt. I slike situasjoner er ofte læreren ingen god kommunikator.

I sin bok ”The Power of Little Words” observerer forfatteren John Beckley følgende; ”Trykket i forhold til utdanning er sjelden plassert på å kommunisere ideer enkelt og klart.  I stedet så oppfordres vi til å bruke mer kompliserte ord og setningsstrukturer for å fremheve vår kompetanse og ordforråd … I stedet for å lære oss hvordan vi kan kommunisere så klart som mulig oppfordres vi til tåkelegge språket.  Man legger også inn et element av frykt i forhold til at vi ikke oppleves som utdannet hvis vi ikke gjør skrivingen komplisert nok.”

Jeg tror mange vil være enig i at mange av livets begivenheter kan være komplekse. En professor vil helt legitimt hevde at hans eller hennes fagområde er komplisert. Jeg skal ikke argumentere mot det.  Men som ledere og kommunikatorer er jobben vår å bringe klarhet i forhold til saker og ting, ikke kompleksitet.

Det kreves langt mindre dyktighet til å identifisere ett problem enn å løse det. Målestokken på en fremragende lærer er ikke hva han eller hun kan (kompetanse) men hva elevene
kan. Det å gjøre ting enkelt er en ferdighet og det er helt nødvendig hvis du ønsker å oppnå kontakt med mennesker når du kommuniserer.  Eller for å si det som Albert Einstein sa
det; ”Hvis du ikke klarer å forklare det enkelt, har du ikke forstått det godt nok”.

Så hva innebærer det å være enkelt i sin kommunikasjon?  For detførste så må du snakke til folk – ikke over hodet på dem. En gutt på 6 år satt i baksete på en bil og spiste på et eple. ”Pappa – hvorfor blir eple mitt brunt?”. Gutten far forklarte; ”Det er fordi du har spist av skallet og så kommer eplekjøttet i kontakt med luft, som igjen forårsaket en oksidering, som igjen endret den molekylære strukturen og endret fargen.” Den ble en lang periode med stillhet, før gutten spurte; ”pappa, snakker du til meg?”

Mange mennesker, meg selv inkludert, opplever den samme følelsen som denne gutten gjorde når en foredragsholder, leder, professor eller lærer overbringer komplekse ideer og
tanker uten å gjøre et forsøk på å gjøre det klart og tydelig.  Når dette skjer, og det gjør det ofte, så betyr det at kommunikatoren ikke forstår at det å ”skyte over hodene på folk” ikke betyr at du har ”overlegen ammunisjon” men at du er en dårlig skytter…!

For det andre så er det viktig å komme til poenget – enten det er basert på ting og tall eller
følelser.  En kvinne var i ferd med å forlate legekontoret og gav legen et spørrende blikk på vei ut. ”Er det noe galt?” spurte legen. ”Jeg er ikke helt sikker”, svarte kvinnen. ”Men jeg kom fem minutter for tidlig til avtalen og tok meg inn med en gang. Du brukte mye tid på meg.  Jeg forstod hvert eneste ord av det du ba meg om å gjøre og jeg greier til og med å lese respekten. Er du en ordentlig lege?” I noen situasjoner forventer vi ikke klarhet og tydelighet – i andre situasjoner så gjør vi det. Når dine tilhørere eller medarbeidere
begynner å spørre etter poenget før du har kommet dit, da er du i trøbbel.

Min erfaring tilsier også at gjentagelse av budskapet – igjen, igjen og igjen, er viktig.  Folk ”lekker” – i alle sammenhenger, og gjentagelser er ”the mother of all education”. Effekten av repetisjon og ”overlæring” erfarte jeg den dagen jeg skulle ta fra hverandre og sette sammen en AG-3 (forsvarets armegevær) etter tre år.  Jeg hadde ikke sett, tatt i eller skutt med våpenet før det lå foran meg på stuegulvet igjen.  Hvor godt er jeg drillet på dette, tenkte jeg. Så i stede for å tenke for mye, trykket jeg på stoppeklokken og startet med å adskille våpenet. Ferdig adskilt så satte jeg det sammen igjen. Alt med bind for øynene.
Og overraskelsen var stor når jeg greide oppgaven innenfor tidskravet.  Ferdigheten lå lagret i meg – selv mange år etter avsluttet trening og utdannelse.

Det å være klar – det å skape en forståelse før det blir en misforståelse ut av det er viktig og vanskelig.  Det er vanskelig fordi vår persepsjon (tolkning) er ulik. Nettopp derfor er det viktig å kunne skape felles virkelighetsoppfatning før vi kommuniserer.  Og det kan vi kun gjøre ved å endre fokuset vårt fra meg til deg.

Dermed så tror jeg at jeg vet du mener du forstår hva du tror jeg sa, men jeg er ikke sikker på om du innser at det du hørte ikke var hva jeg mente.

Jeg håper jeg har uttrykt meg klart nå….?

John Kjetil Wang-Hansen, august 2011

Kilde: Everyone communicates – few connect” – John C Maxwell (2010)